Case Study / Automatyzacja / Formularze / Obsługa zapytań
Automatyzacja zapytań klientów
Połączenie formularza, danych kontaktowych i przygotowania oferty w uporządkowany proces. Jasne etapy obsługi pomagają określić, kto odpowiada za zgłoszenie i jaki powinien być kolejny krok.
Poznaj projekt
Pomysł i wykonanie
Zapytania trafiające różnymi kanałami łatwo tracą ciągłość: informacje zostają w wiadomościach, a ustalenia dotyczące terminu lub zakresu trzeba odszukiwać ponownie. Wspólny rejestr i czytelne statusy pozwalają zebrać kontekst potrzebny do dalszej rozmowy.
Proces zaczyna się od formularza zbierającego właściwe dane. Zgłoszenie otrzymuje identyfikator i opiekuna, a kolejne etapy obejmują sprawdzenie informacji, uzupełnienie braków i przygotowanie oferty. Powiadomienia oraz przypomnienia powinny wynikać z aktualnego statusu sprawy.
Ważną częścią rozwiązania jest kontrola przed wysłaniem wyceny. Przy niestandardowym zakresie system może przygotować szkic dokumentu, pozostawiając zatwierdzenie ceny i terminu osobie odpowiedzialnej za kontakt.
Szczegóły realizacji
Automatyzacja obsługi zapytań łączy powtarzalne czynności z decyzjami opiekuna. Zakres dobiera się do sposobu sprzedaży, wykorzystywanych narzędzi i informacji potrzebnych do przygotowania oferty.
Najpierw określa się kanały kontaktu, niezbędne dane i odpowiedzialność zespołu. Następnie powstają reguły przypisywania zgłoszeń, zmiany statusów oraz przygotowania dokumentów. Integracje dobiera się do narzędzi już wykorzystywanych w firmie.
Przed uruchomieniem sprawdza się również sytuacje wyjątkowe: duplikaty, niepełne dane i niedostępność poczty. Każdy błąd powinien pozostawić czytelną informację dla opiekuna oraz możliwość dokończenia obsługi ręcznie.
Efekt
Docelowy proces zapewnia wspólne miejsce dla danych zgłoszenia, historii ustaleń i kolejnego zadania. Opiekun może sprawdzić, na jakim etapie znajduje się kontakt oraz które informacje wymagają uzupełnienia.
Przejdź od pomysłu do projektu.
Wybierz usługi i poznaj cenę lub opisz nam swój projekt.